Protecția datelor cu caracter personal

INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Având în vedere noile reglementari cu privire la protectia datelor cu caracter personal, introduse prin Regulamentul UE 2016/679, ce reprezinta baza legislatiei privind prelucrarea datelor cu caracter personal si a protectiei acestor date pentru statele membre UE si care se vor aplica începand cu 25 mai 2018, va rugam sa consultati mai jos elementele principale pe care consideram ca este util sa le cunoasteti pe aceasta tema, în calitatea dumneavoastra de „persoana vizata”.

Conform Regulamentului UE 2016/679, prin „prelucrare de date” se întelege orice operatiune sau set de operatiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fara utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispozitie în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restrictionarea, stergerea sau distrugerea.

În calitatea sa de operator de date cu caracter personal, Asociatia HoltIS Iasi va avea întotdeauna în vedere ca prelucrarile de date sa fie caracterizate de legalitate, echitate si transparenta, datele solicitate fiind adecvate, relevante si limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate.

Date de identificare (nume si prenume, CNP, serie si numar act de identitate, data nasterii, semnatura)
Date de contact (adresa de domiciliu/resedinta, adresa de e-mail, numar de telefon)
Date cu caracter medical/fisa de aptitudine
Date privind studiile si formarea profesionala
Cazier judiciar, recomandari, adeverinte
Date de geolocalizare
Lista acestor date poate varia în functie de serviciile pe care le ofera Asociatia HoltIS prin pogramele pe care le implementeaza impreuna cu partenerii sai, alte organizatii guvernamentale, nonguvernamentale sau comerciale.

Datele sunt prelucrate in urmatoarele scopuri:
- derularea formalitatilor de angajare si intocmirea dosarelor de personal
- intocmirea evidentei contabile si a declaratiilor fiscale
- derularea proiectelor de "Educatie Parentala" și a activităților pe platforma QIE

Initierea si derularea contractelor de angajare cat si a serviciilor oferite de Asociatia HoltIS catre Educatori Parentali si Parinti, cu îndeplinirea obligatiilor prevazute de reglementarile în vigoare, pot fi efectuate doar în baza prelucrarii datelor cu caracter personal. În cazul în care nu doriti sa ne furnizati informatiile necesare sau va opuneti prelucrarii ulterioare a acestora, vom fi în imposibilitatea initierii, respectiv continuarii furnizarii serviciilor noastre.

Categoriile potentialilor destinatari ai transferurilor de date pot fi:
- Inspectia Muncii, prin Inspectoratele Teritoriale de Munca (ITM)
- Agentia Nationala pentru Ocuparea Fortei de Munca, prin agentia locala (AJOFM)
- Agentia Nationala de Administrare Fiscala, prin agentia locala (ANAF)
- Instantele de judecata, executori judecatoresti, organe de cercetare si urmarire penala
- Banci si institutii financiare nebancare
- Politia centrala sau locala
- Primarii
- Societati de asigurare, companii de brokeraj
- Terti subcontractanti (ex. prestatori de servicii postale etc.)
- Parteneri comerciali (ex. furnizori de echipamente si prestatori de servicii)
- Alte autoritati competente (pentru indeplinirea obligatiilor legale)

Asociatia HoltIS nu transmite date cu caracter personal in afara tarii. Indirect, prelucrarea datelor cu caracter personal de catre un potential destinatar (mentionat la capitolul precedent), poate sa implice transferarea lor în strainatate. În toate cazurile, orice transfer va fi efectuat cu instituirea garantiilor necesare care sa asigure protejarea datelor cu caracter personal împotriva distrugerii accidentale sau ilegale, pierderii, modificarii, dezvaluirii sau accesului neautorizat, precum si împotriva oricarei alte forme de prelucrare ilegala.

Începând din data de 25 mai 2018, Regulamentul UE 2016/679 a revizuit si a extins sfera drepturilor personelor fizice cu privire la datele lor cu caracter personal. Regasiti mai jos o detaliere a acestor drepturi, pentru o mai buna întelegere a continutului juridic al acestora:
• Dreptul la informare: dreptul de a fi informat cu privire la datele si caracteristicele prelucrarii acestora în relatia dumneavoastra cu Asocitaia HoltIS
• Dreptul la rectificare: dreptul de a obtine din partea nostra, fara întârzieri nejustificate, rectificarea/completarea datelor cu caracter personal inexacte care va privesc
• Dreptul la stergere: va puteti exprima dreptul la stergerea datelor din evidentele noastre, în conformitate cu prevederile legale aplicabile în domeniul protectiei datelor cu caracter personal
• Dreptul la restrictionarea prelucrarii: poate fi exercitat atunci când se aplica unul din urmatoarele cazuri: persoana vizata contesta exactitatea datelor sau legalitatea prelucrarii, persoana vizata se opune stergerii datelor, atunci când firma nu mai are nevoie de datele personale în scopul prelucrarii, dar persoana vizata le solicita pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept în instanta sau atunci când persoana vizata se opune prelucrarii, pentru intervalul de timp în care se verifica daca interesele legitime ale firmei prevaleaza asupra celor ale persoanei vizate
• Dreptul la portabilitatea datelor: consta în posibilitatea de a ne solicita transmiterea fara opozitie a datelor personale furnizate de dumneavoastra, într-un format structurat, utilizat în mod curent si care poate fi citit automat, pe care le puteti pastra pentru uz personal sau le puteti transmite unui alt operator, in limite fezabile din punct de vedere al capacitatilor tehnice folosite de firma noastra
• Dreptul de opozitie: dreptul de a va opune în orice moment, din motive întemeiate si legitime, legate de situatia dumneavoastra particulara, ca datele care va vizeaza sa faca obiectul unei prelucrari, cu exceptia cazurilor în care exista dispozitii legale contrare. Acest drept poate fi exercitat în urmatoarele conditii: se adreseaza o cerere scrisa catre Asociatia HoltIS, în care se vor mentiona datele asupra carora se solicita opozitia si motivul întemeiat si legitim, legat de situatia dumneavoastra particulara
• Dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale: reprezinta posibilitatea dumneavoastra de a solicita firmei de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe o prelucrare automata, inclusiv crearea de profiluri, si care produce efecte juridice care sa priveasca persoana vizata sau care sa o afecteze într-o masura semnificativa. Cu privire la adoptarea unei decizii bazate exclusiv pe o prelucrare automata, aveti posibilitatea de a va exprima punctul de vedere, de a solicita interventia unui operator uman, precum si posibilitatea de a contesta o astfel de decizie, prin modalitatile descrise în prezenta informare
• Dreptul de a depune o plângere în fata Autoritatii Nationale pentru Supravegherea Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)
• Dreptul de a va adresa justitiei

Datele dumneavoastra cu caracter personal vor fi prelucrate pe perioada în care beneficiati de serviciile Asocitiei HoltIS, precum si ulterior acestei perioade, în conformitate cu dispozitiile legale în baza carora sunt reglementate termene de prelucrare a unor astfel de date (de exemplu, dispozitiile legale care reglementeaza arhivarea documentelor). Pentru orice cerere, solicitare de informare sau sesizare cu privire la exercitarea drepturilor dumneavoastra, inclusiv în eventualitatea în care doriti sa va retrageti acordul cu privire la prelucrarea datelor, puteti sa ne contactati folosind urmatoarele metode de comunicare:
• pe site-ul http://holtis.ro, sectiunea „Contact”
• prin e-mail, la adresa: office@holtis.ro
• la sediul Asociatiei HoltIS, pe baza unei cereri în scris